Pamiętasz ostatnią umowę, którą musiałeś(-łaś) przeczytać kilka razy, żeby w ogóle zrozumieć, co podpisujesz? Albo pismo urzędowe, które brzmiało jak wyjęte z XIX wieku? To właśnie efekt braku prostego języka. A przecież komunikacja ma jeden cel – być zrozumiałą.
Postawmy sprawę jasno – prosty język to nie infantylizowanie odbiorcy czy banalizowanie treści. To umiejętność mówienia wprost, bez zbędnych ozdobników, kancelaryjnych zwrotów i skomplikowanych zdań. To podejście, które w krajach zachodnich jest już standardem w instytucjach publicznych, a w Polsce powoli, ale systematycznie, zyskuje na znaczeniu.
Czym właściwie jest prosty język?
W skrócie, to sposób wyrażania myśli w taki sposób, aby odbiorca zrozumiał je za pierwszym razem. Nie chodzi o pisanie dla kogoś mniej inteligentnego, lecz o szanowanie czasu i komfortu czytelnika.
Prosty język opiera się na kilku kluczowych zasadach:
- krótkich zdaniach (najlepiej do 15-20 słów),
- konkretnym słownictwie zamiast ogólników,
- użyciem strony czynnej zamiast biernej,
- logicznej strukturze tekstu,
- unikaniu żargonu (lub jego wyjaśnianie).
Brzmi banalnie? W teorii tak. W praktyce – spróbuj przepisać typową umowę najmu na prosty język. Nagle okazuje się, że to niełatwe zadanie!
Prosty język – przykłady. Czyli, gdy teoria spotyka praktykę
Najlepiej zobrazować to na konkretnych przykładach. Oto kilka transformacji z „urzędowego” na „ludzkie”:
Przed: W celu realizacji procedury weryfikacyjnej zobowiązani są Państwo do niezwłocznego dostarczenia kompletnej dokumentacji potwierdzającej zasadność roszczenia.
Po: Aby sprawdzić Państwa wniosek, prosimy o szybkie przesłanie wszystkich dokumentów, które potwierdzają Państwa prawo do świadczenia.
Widzisz różnicę? Druga wersja szybciej dociera do odbiorcy. Nie trzeba jej analizować, po prostu ją rozumiemy.
Kolejny przykład z biznesowego świata:
Przed: Niezastosowanie się do wytycznych skutkować będzie konsekwencjami zgodnie z obowiązującym regulaminem.
Po: Jeśli nie zastosujesz się do zasad, możemy nałożyć kary opisane w regulaminie.
Prościej. Jaśniej. Bez utraty profesjonalizmu.
Mity o prostym języku – czas z nimi skończyć!
Czasem pojawia się przekonanie, że prosty język to pisanie „na dziadersa” lub rezygnacja z precyzji. To nieprawda. Prosty język to nie infantylizowanie, lecz komunikacja, która szanuje czas odbiorcy. Możesz z powodzeniem napisać ekspertyzę prawną prostym językiem i wciąż brzmieć jak profesjonalista(-tka). Możesz stworzyć instrukcję obsługi, która nie przyprawia o ból głowy. Możesz nawet tworzyć treści marketingowe, które sprzedają, ponieważ ludzie faktycznie rozumieją, co oferujesz.
Prosty język to nie „upraszczanie dla mas”, lecz usuwanie barier komunikacyjnych. To jak porządkowanie szafy – wyrzucasz to, co zbędne, zostawiając tylko to, co wartościowe.
Dlaczego firmy powinny korzystać z prostego języka?
Odpowiedź jest prosta: to się po prostu opłaca.
Mniej pytań od klientów
Gdy instrukcje, umowy czy FAQ są napisane w zrozumiały sposób, klienci nie zasypują cię pytaniami typu: „Co to właściwie znaczy?”. Mniej zapytań oznacza mniej czasu spędzonego na wyjaśnianiu oczywistości.
Większe zaufanie
Ludzie ufają temu, co rozumieją. Jeśli warunki umowy brzmią jak zaklęcie w języku elfickim, klient od razu wyczuwa podstęp, nawet jeśli tak nie jest. Prosty język buduje przejrzystość, a ta z kolei sprzyja budowaniu relacji.
Lepsza konwersja
Copywriterzy od lat wiedzą, że im prostszy przekaz, tym lepsze wyniki. Nie chodzi o manipulację, lecz o zminimalizowanie tarcia między „chcę kupić” a „rozumiem, co kupuję”.
Zgodność ze standardami i zaleceniami
W niektórych krajach – takich jak USA, Wielka Brytania czy Szwecja – instytucje publiczne są prawnie zobowiązane do stosowania prostego języka. W Polsce nie ma takiego obowiązku, ale coraz więcej oficjalnych inicjatyw promuje ten trend – Szef Służby Cywilnej wydał zalecenie dotyczące upowszechniania prostego języka, a w Warszawie od 2020 roku obowiązuje zarządzenie prezydenta miasta, które nakłada obowiązek komunikacji w prostym języku. Dodatkowo w 2023 roku wprowadzono międzynarodową normę ISO 24495-1:2023 dla prostego języka, która ustala standardy dla instytucji i firm na całym świecie.
Jak zacząć pisać prostym językiem? Konkretne wskazówki
- Unikaj strony biernej. Zamiast „dokument został przesłany przez pracownika”, lepiej napisać: „pracownik przesłał dokument”. Strona czynna dodaje dynamiki.
- Skracaj zdania. Jedno zdanie powinno zawierać jedną myśl. Jeśli w zdaniu masz trzy przecinki i dwa średniki, spróbuj je podzielić.
- Postaw na konkret. „Zapewniamy najwyższą jakość obsługi” to puste stwierdzenie. Lepiej powiedzieć: „Odpowiadamy na maile w ciągu 24 godzin” – to konkret, który robi wrażenie.
- Testuj na osobach spoza branży. Pokaż tekst komuś, kto nie zna się na temacie. Jeśli zrozumie – to sukces. Jeśli nie – czas na poprawki.
- Korzystaj z narzędzi. W Polsce istnieją aplikacje, które oceniają poziom skomplikowania tekstu. Jasnopis, stworzony przez zespół z Uniwersytetu SWPS i PAN, analizuje tekst i określa jego trudność w skali od jeden do siedmiu, identyfikuje trudniejsze fragmenty oraz sugeruje prostsze synonimy. Logios to bardziej zaawansowane narzędzie, które ocenia nie tylko czytelność, ale także dziesięć innych cech językowych. Warto z nich korzystać, zwłaszcza na początku.
Błędy, których należy unikać
Nawet najlepsze intencje mogą przynieść odwrotny efekt, jeśli popełnisz klasyczne błędy.
- Przesadzenie z uproszczeniami. Prosty język nie oznacza pisania jak do przedszkolaka. „Zrobiliśmy fajną apkę” brzmi infantylnie. „Stworzyliśmy aplikację, która pomaga zarządzać budżetem” – w sam raz.
- Gubienie precyzji. Upraszczając, nie możesz pominąć ważnych informacji. Jeśli piszesz umowę czy regulamin, detale mają znaczenie. Ważne, aby te detale były zrozumiałe, a nie pomijane.
- Zmiana tonu dla samej zmiany. Jeśli twoja marka od lat komunikuje się formalnie, a nagle przeskoczysz na mega luz, klienci poczują dyskomfort. Przejście na prosty język powinno być płynne, a nie rewolucyjne.
Jak korektor może pomóc w upraszczaniu tekstów?
Jako korektorka nie ograniczam się tylko do poprawy przecinków czy literówek. Zauważam również miejsca, w których tekst może stracić czytelnika – na przykład przez zbyt długie zdania, skomplikowane konstrukcje czy niejasne sformułowania. Jeśli chcesz współpracować ze mną nad tekstem firmowym, dokumentem czy materiałem marketingowym, mogę:
- wskazać fragmenty, które warto uprościć,
- zaproponować alternatywne, bardziej zrozumiałe sformułowania,
- pokazać, gdzie użycie strony biernej spowalnia odbiór,
- zasygnalizować żargon, który może być niezrozumiały dla odbiorcy.
To nie jest ingerencja w twoją treść – to wsparcie w lepszym jej przekazaniu. Ostateczna decyzja i tak należy do ciebie, ale otrzymujesz konkretne wskazówki, gdzie tekst może być prostszy i bardziej przystępny.
Podsumowanie
Prosty język to umiejętność, która naprawdę się opłaca – zarówno w komunikacji biznesowej, jak i urzędowej. To nie oznacza rezygnacji z profesjonalizmu, lecz jego nową formę, która szanuje czas odbiorcy i buduje zaufanie. A to w dzisiejszych czasach jest bezcenne.
Jeśli zastanawiasz się, czy warto, odpowiedź brzmi: zdecydowanie tak. Świadome pisanie z myślą o odbiorcy to kluczowy pierwszy krok. Następnie możesz samodzielnie dopracować tekst lub powierzyć to zadanie komuś, kto zajmuje się tym na co dzień.
